Sử dụng phần mềm lần đầu

Sau khi cài đặt phần mềm vào máy tính, người quản trị cần đăng nhập vào hệ thống quản lý bằng tài khoản “admin” không có mật khẩu ban đầu để thực hiện một số công việc sau:

Cập nhật thông tin dữ liệu hệ thống (tiêu thức):

Khi cài đặt phần mềm lần đầu, cơ sở dữ liệu của chương trình có sẵn một số thông tin như đơn vị tính, kho hàng trung tâm, hình thức thanh toán, bảng giá bán lẻ, bán sỉ. Các giá trị có sẵn ban đầu có thể sửa lại hoặc xóa nếu không cần thiết

Các dữ liệu bắt buộc phải có để sử dụng phần mềm:

  • Đơn vị tính, Loại bảng giá, Hình thức thanh toán. Các loại dữ liệu này bắt buộc phải xác định giá trị mặc định.
  • Khai báo các kho hàng: nếu hệ thống có 1 kho (1 cửa hàng) cần khai báo kho đó vừa là kho chính, vừa là kho mặc định. Kho chính là kho có giá nhập gốc; Kho mặc định là kho tác nghiệp mặc định trên các chứng từ, đồng thời là kho hàng bán lẻ. Nếu hệ thống có nhiều cửa hàng, kho chính được khai báo cho kho của nơi quản lý chứng từ nhập hàng đầu vào; kho mặc định được khai báo tương ứng với mỗi cửa hàng (mỗi cửa hàng có một kho mặc định của mình)

Cập nhật đối tác:

Xây dựng hệ thống mã nhà cung cấp và khách hàng mua sỉ (bán buôn), cập nhật vào menu "Danh sách đối tác" theo nhóm (có thể phân nhóm theo vùng miền, theo tính chất quan hệ kinh doanh, tách biệt nhà cung cấp và khách hàng. Danh mục này dùng để theo dõi nợ vì vậy chỉ cần cập nhật các khách hàng hoặc nhà cung cấp có giao dịch thường xuyên, gối đầu hàng hóa và thanh toán. Các giao dịch nhập - xuất hàng thanh toán trực tiếp được hệ thống tự động cấp mã ‘0’.

Công nợ phải thu - phải trả ban đầu khi đưa chương trình vào sử dụng được cập nhật tương ứng vào các cột “Thu đầu kỳ” – “Trả đầu kỳ” của đối tác tương ứng.

Đối với các khách hàng có thể giới hạn nợ nếu cần thiết. Nếu có xác định giá trị giới hạn nợ của một khách hàng nào đó, khi làm phiếu xuất hàng cho khách hàng đó, hệ thống sẽ cảnh báo nếu số nợ của khách hàng đó vượt quá mức cho phép. Quyết định cuối cùng thuộc về người bán hàng

Cập nhật danh mục hàng hóa:

Xây dựng qui tắc thiết kế mã hàng. Mã hàng có thể bao gồm toàn ký tự số hoặc cả ký tự số và ký tự chữ cái. Qui tắc này cần thiết trong trường hợp người dùng muốn nhìn mã có thể đoán ra loại hàng hóa cụ thể, trong mã có thể bao gồm cả qui cách, kích cỡ, màu sắc, nguồn hàng … Trong trường hợp không quan tâm đến mã hàng thì vẫn bắt buộc phải có mã, có thể đặt dạng A0001, A0002, ….

Tùy thuộc vào mã hàng để chọn chuẩn mã vạch. Trong trường hợp chung nhất, nếu người dùng muốn sử dụng mã hàng vừa số vừa chữ cái; vừa sử dụng mã do mình qui định vừa kết hợp dùng lại các mã (vạch) hàng có sẵn trên hàng hóa thì nên chọn chuẩn mã vạch 128 Auto. Nên sử dụng chữ hoa trong mã hàng.

Tạo các nhóm hàng, cập nhật danh mục hàng hóa trong từng nhóm cụ thể. Danh mục hàng hóa có thể nhập trực tiếp trong phần mềm hoặc cập nhật từ bảng tính Excel (nếu có sẵn – thông qua tmClipboard)

Các giá trị đầu kỳ:

Các giá trị đầu kỳ là các số liệu cần đưa vào phần mềm khi đưa chương trình vào sử dụng, bao gồm công nợ và số liệu tồn kho

Công nợ đầu kỳ: được cập nhật vào mục phải thu – phải trả trong danh mục đối tác

Tồn kho đầu kỳ: phần mềm áp dụng nguyên tắc nhập trước - xuất trước. Vì vậy, tồn kho đầu kỳ được cập nhật vào hệ thống dưới dạng phiếu nhập kho:

  • Ngày nhập kho: một ngày trở về trước trước khi đưa chương trình vào sử dụng
  • Số liệu tồn kho cần được kiểm kê và phân loại. Các hàng hóa tồn kho mà đã thanh toán hết giá trị của nó cho nhà cung cấp có thể nhập riêng vào một chứng từ như hàng vốn của đơn vị. Các hàng hóa tồn kho còn nợ tiền hàng của người cung cấp cần nhập riêng theo từng người cung cấp. Mỗi người cung cấp hàng được lập một chứng từ riêng bao gồm tất cả các mặt hàng của người cung cấp đó với số lượng là số lượng tồn kho, giá vốn lúc nhập. Trong trường hợp này, phần mềm sẽ ghi nợ cho người cung cấp đó để theo dõi công nợ về sau
  • Nếu cùng một mã hàng mà có nhiều giá vốn khác nhau thì cần nhập riêng ra từng giá với số lượng tương ứng

Kiểm tra và xác lập các thông tin "Tùy chọn hệ thống":

Chức năng này dành riêng cho người quản trị

Các thông tin về đơn vị sử dụng được cung cấp theo bản quyền sử dụng. Nếu một đơn vị có nhiều cửa hàng bán lẻ, bản quyền sử dụng được cung cấp tới từng cửa hàng

Cần lưu ý đến ý nghĩa của từng mục trong tùy chọn này vì chúng được sử dụng để tạo sự mềm dẻo cho phần mềm, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức sử dụng cũng như số liệu kinh doanh

Thiết kế mẫu in hóa đơn VAT nếu cần thiết

Bắt đầu có thể thực hiện các thao tác nghiệp vụ nhập - xuất - thu - chi - lập báo cáo. Trong quá trình sử dụng, có thể cập nhật bổ sung thông tin phát sinh khi cần thiết vào hệ thống. Chi tiết xem thêm trong các mục hướng dẫn cụ thể

Các lưu ý:

Để sử dụng phần mềm có hiệu quả trong môi trường nhiều người dùng, cần áp dụng cơ chế bảo vệ tài khoản người dùng bằng mật khẩu và phân quyền truy cập

Cần bật chế độ tự động sao lưu dữ liệu để đề phòng sự cố.

Nên xác định các thư mục sao lưu dữ liệu, kết xuất dữ liệu khác với thư mục chứa dữ liệu chính của phần mềm để tránh trường hợp xóa nhầm dữ liệu

Nên định kỳ sử dụng công cụ xóa rác (xóa phân đoạn dữ liệu) để dọn dẹp cơ sở dữ liệu.

Do đặc điểm của hệ thống dữ liệu, trong quá trình sử dụng thường xuyên phát sinh các dữ liệu tạm thời. Sau một thời gian sử dụng, các dữ liệu tạm thời phát sinh làm tăng kích thước tệp dữ liệu, làm ảnh hưởng đến tốc độ xử lý cũng như độ chính xác dữ liệu

Trong quá trình sử dụng, dữ liệu phát sinh ở phần nào thì cập nhật vào phần đó. Danh mục hàng hóa, danh mục đối tác chỉ nên phát sinh thêm, không nên xóa hoặc sửa mã để tránh thất lạc số liệu. Sau khi khóa sổ cuối năm, phần mềm sẽ chuyển các số liệu công nợ và tồn kho sang thành số liệu đầu kỳ của năm mới. Khi đó có thể loại bỏ bớt các mã hàng, đối tác không còn sử dụng nữa. Số liệu cũ cần lưu trữ cho trường hợp muốn tra cứu

Khi báo cáo số liệu phát sinh các giá trị âm, không chính xác, cần thực hiện chức năng cập nhật sổ kho để phần mềm tính toán lại dữ liệu phát sinh, đảm bảo cho báo cáo số liệu chính xác. Nếu sau khi thực hiện chức năng này, vẫn có dữ liệu không chính xác, cần truy tìm lại quá trình phát sinh dữ liệu trên cơ sở sổ chi tiết hàng hóa, kiểm kê lại mặt hàng đó nếu cần thiết để tìm nguyên nhân. Có thể có những sai số xảy ra do dán nhầm mã hàng này vào mặt hàng khác

Thiết kế tem mã vạch: thông thường trong hệ thống sử dụng một loại mẫu mã tem in với mã vạch. Trong trường hợp cần thiết, có thể tạo qui cách in tem mới. Phần mềm hỗ trợ khả năng sử dụng nhiều loại mẫu in tem đồng thời.

Dùng thử phần mềm

Vui lòng nhập địa chỉ email của bạn vào ô dưới đây.

Phần mềm Boomerang Soft là gì?

Boomerang Soft chuyên cung cấp các phần mềm quản lý kinh doanh, tên gọi Boomerang với hàm ý rằng đầu tư vào phần mềm tương tự như việc sử dụng Boomerang - vũ khí của thổ dân Châu Úc - sau khi ném đi, Boomerang sẽ bay trở lại với người sử dụng nó.