Các loại báo cáo chính

Đặc điểm chung của mẫu biểu báo cáo

Hệ thống mẫu biểu báo cáo bao gồm các mẫu in chứng từ, hệ thống báo cáo kinh doanh, giúp người quản lý có thông tin đầy đủ về tình hình nhập - xuất hàng hóa, hiệu quả kinh doanh, lãi lỗ, các khoản chi phí. Theo sự phát triển nâng cấp của phần mềm, các báo cáo này có thể được bổ sung thêm hoặc thiết kế theo yêu cầu cụ thể của khách hàng

Khi lập báo cáo, cần lưu ý đến các điều kiện liên quan:

  • Các điều kiện chung về thời gian, kho hàng, nhóm hàng … được xác định trên các thanh công cụ của giao diện chính
  • Điều kiện thời gian để lập báo cáo có thể chọn một trong hai chế độ:
    • Theo từng khoảng nhất định: tháng, quí, 6 tháng, cả năm
    • Theo ngày tháng cụ thể: giá trị ngày bắt đầu phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày kết thúc. Nếu hai giá trị ngày tháng bằng nhau, báo cáo lập trong một ngày.
  • Tùy thuộc tính chất báo cáo, các điều kiện liên quan được xác lập tương ứng thông qua trạng thái làm việc của các hộp điều kiện
  • Trong các điều kiện trên, khi chọn mã hàng hoặc đối tác có 1 số đặc điểm:
    • Có thể gõ mã trực tiếp vào ô điều kiện và Enter
    • Có thể nhấn phím mũi tên phía bên phải ô điều kiện để mở cửa sổ chọn dữ liệu
    • Để xóa dữ liệu đã có trong ô có thể chọn cả ô và xóa dữ liệu hoặc cho con trỏ vào ô và nhân Ctrl + Delete

dieu kien bao cao

Các báo cáo có hai loại:

Các báo cáo có mẫu được thiết kế sẵn và các báo cáo tùy chọn theo định dạng của người dùng. Loại thứ hai được in theo các bảng dữ liệu trên các cửa sổ làm việc của phần mềm với các định dạng về khổ giấy, chiều in, font chữ, hình thức trình bày trên trang giấy và người ký được xác lập trong cửa sổ chức năng “Định dạng bảng dữ liệu”

Một số định dạng:

Chữ in: font chữ sử dụng in báo cáo phải là unicode. Trên Windows 2000, XP, có thể sử dụng một số font có sẵn của Windows như: Arial, Tahoma, Verdana, Times New Roman. Font mặc định ban đầu như trên hình, người dùng có thể tự xác lập

Qui cách giấy: phần mềm hỗ trợ in báo cáo theo khổ giấy A4 (Laser Printer) hoặc A3 (Dot Matrix Printer). Khổ giấy, chiều in (đứng hay xoay ngang) và lề giấy do người dùng xác lập

Người dùng có thể xác định một số thông tin cần in trong mục thông tin báo cáo

Có thể xác định độ cao dòng in tối thiểu, đơn vị đo là pixel. Tùy chọn này có thể sử dụng trong trường hợp phần cuối báo cáo in chỉ có một vài dòng trên trang cuối cùng. Khi đó có thể chọn độ cao của dòng in nhỏ xuống (20, 18, 16…) để có thể giảm số trang in

Các thông tin báo cáo được xác lập ở đây mang tính mặc định khi in báo cáo. Trước mỗi lần in, căn cứ vào yêu cầu cụ thể có thể thay đổi. Các thay đổi đó phải được lưu lại

Dữ liệu báo cáo:

  • Hệ thống chỉ in ra báo cáo các cột và dòng nào được hiển thị trên bảng dữ liệu báo cáo. Hiển thị hay che ẩn các cột thông qua menu trợ giúp tác nghiệp. Che ẩn dòng thông qua chức năng lọc dữ liệu bảng
  • Độ rộng các cột in là độ rộng các cột của bảng dữ liệu báo cáo. Nếu nội dung cần in lớn hơn độ rộng cột nào đó, dữ liệu sẽ được tự động xuống dòng trong cột đó (dãn dòng)

Nhóm dữ liệu:

Các báo cáo về hàng hóa và công nợ có thể được lập theo nhóm hàng hóa, nhóm đối tác hoặc chỉ là danh sách dữ liệu thuần túy. Khi chọn chế độ “Nhóm dữ liệu” trên thanh công cụ, số liệu báo cáo được nhóm theo từng nhóm

Các số liệu tổng sẽ được tính cho từng nhóm con và cộng lũy kế từ nhóm con lên nhóm cấp cao hơn

Tùy chọn

in bao cao

“Ẩn dòng trống” giúp che ẩn các dòng dữ liệu hàng hóa – công nợ không có số liệu phát sinh theo điều kiện báo cáo

Đọc lại dữ liệu báo cáo:

Mỗi khi thiết lập xong các điều kiện cần thiết cho báo cáo, cần đọc lại báo cáo để có các số liệu phù hợp

Truy vấn thông tin:

Trên các báo cáo luôn có các menu chức năng giúp truy vấn thông tin báo cáo trong các chứng từ liên quan

Chế độ xem trước khi in

Các báo cáo luôn bật chế độ xem trước khi in khi người dùng cần in báo cáo

Các trang in được định dạng theo hệ thống định dạng tùy chọn trước của người dùng về khổ giấy, căn lề, font chữ và các tùy chọn cuối báo cáo

Khi xem trước trang in, có thể:

  • Phóng to thu nhỏ trang in
  • Tìm kiếm số liệu
  • Lật trang
  • Xác lập máy in và in dữ liệu

Lưu ý: nếu trên trang xem trước khi in xuất hiện một vạch đỏ như hình trên có nghĩa là đó là giới hạn in của lề phải trên máy in. Nếu in ra giấy, phần bên phải vạch đỏ đó sẽ in sang trang sau hoặc bị mất. Cần điều chỉnh lại mẫu báo cáo

Các loại báo cáo chính

Báo cáo Nội dung
Bảng cân đối hàng hóa

Thể hiện tình hình giao dịch hàng hóa theo thời gian và kho hàng, bao gồm số liệu đầu kỳ (số lượng, giá trị vốn), số liệu phát sinh trong kỳ, số liệu cuối kỳ, đơn giá bình quân gia quyền, doanh số và lãi gộp

Báo cáo có thể lập theo kho hàng, lọc theo đối tác, lọc theo mã hàng hóa (theo qui tắc mã hàng được thiết lập trong danh mục hàng hóa), lập theo nhóm hàng

Có thể lập báo cáo cân đối kho cho toàn bộ kho hàng hoặc chỉ những hàng hóa có phát sinh trong kỳ báo cáo

Một số điểm lưu ý:

  • Các giá trị tổng của các cột số lượng chỉ mang tính chất tham khảo do hàng hóa khác nhau về đơn vị tính
  • Khi lọc theo đối tác: nếu đó là nhà cung cấp, dữ liệu báo cáo theo các hàng hóa được nhập vào từ nhà cung cấp đó (dựa vào thuộc tính nhà cung cấp của nhóm hàng); nếu là khách hàng – báo cáo theo các mặt hàng mà khách hàng đó đã mua theo các điều kiện báo cáo (thời gian, kho hàng)
Sổ chi tiết hàng hóa

Sổ chi tiết hàng hóa thể hiện tình hình giao dịch của một mặt hàng theo thời gian, bao gồm tất cả các chứng từ nhập - xuất - chuyển kho nội bộ trong từng kho cụ thể.

Sổ chi tiết hàng hóa có thể xem từ bảng cân đối cho một mã hàng cụ thể hoặc có thể chọn mã hàng trong ô điều kiện mã hàng trên tahnh công cụ chính của phần mềm

Bảng kê nhập xuất Bảng kê các giao dịch hàng hóa phát sinh theo thời gian
Dự trữ kho

Bảng kê các mã hàng có số lượng tồn kho dưới mức tồn tối thiểu được xác định trong danh mục hàng hóa.

Mã hàng nào không có mức tồn tối thiểu (hoặc bằng không) không được xét ở đây

Nguồn hàng

Báo cáo thống kê tình hình nhập xuất hàng hóa theo nguồn hàng (nơi sản xuất)

Nơi sản xuất khai báo trong danh mục hàng hóa

Bảng kê nhập xuất theo đối tác

Bảng kê giao dịch hàng hóa với đối tác cụ thể. Có thể lập báo cáo theo số lượng thực tế đã nhập - xuất, hoặc số liệu đặt hàng

Có thể dùng báo cáo này làm cơ sở đối chiếu công nợ (về giao dịch hàng), thanh toán hàng ký gửi

Doanh số Báo cáo thống kê doanh thu bán hàng theo thời gian, theo kho hàng
Bảng kê bán hàng Thống kê chứng từ bán hàng cho khách hàng với các thông tin chi tiết về đặt hàng, đặt cọc, ngày giao hàng, thanh toán tiền hàng
Doanh số nhân viên Thống kê doanh số của từng nhân viên. Nhân viên bán hàng được khai báo trên phiếu xuất kho
Công nợ Tổng hợp công nợ với các đối tác kinh doanh theo thời gian
Chi tiết nợ Báo cáo chi tiết diễn biến quá trình nhập - xuất - thu - chi với từng khách hàng hoặc nhà cung cấp, thuận tiện cho việc đối chiếu nợ

Sổ quĩ Sổ quĩ tiền mặt theo từng kho, phản ánh các khoản thu chi theo thời gian
Hạn sử dụng Báo cáo chi tiết về các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng. Để có được báo cáo này, hàng hóa nhập kho phải phải có hạn sử dụng
Hạn thanh toán chứng từ Báo cáo về các chứng từ đến hạn thanh toán. Để có báo cáo này, trên chứng từ nhập - xuất phải có hạn thanh toán
Hạn thanh toán hàng

Báo cáo về các hàng hóa đến hạn thanh toán. Để có báo cáo này, trên chứng từ nhập phải có hạn thanh toán của từng dòng hàng cần quan tâm

Thường sử dụng cho hàng hóa ký gửi

Hạn bảo hành

Thống kê các hàng hóa bán ra còn hạn bảo hành đến thời điểm hiện tại

Các hàng hóa này được bán qua chứng từ bán hàng lẻ đơn chiếc và phải có hạn bảo hành

Số Serial tồn

Thống kê các số serial còn tồn kho

Để có báo cáo này, hàng hóa nhập phải có số serial và khi xuất bán qua chứng từ bán lẻ đơn chiếc phải ghi cụ thể số serial nào được bán ra

Thống kê Thống kê số lượng hàng bán theo thời gian từng tháng
Ngày sinh Báo cáo nhắc ngày sinh khách hàng nếu khách hàng có ngày sinh và thời gian nhắc được xác định trong tùy chọn tác nghiệp. Ngày sinh được qui ước theo kiểu “dd/mm/yyyy” trong danh mục khách hàng

Dùng thử phần mềm

Vui lòng nhập địa chỉ email của bạn vào ô dưới đây.

Phần mềm Boomerang Soft là gì?

Boomerang Soft chuyên cung cấp các phần mềm quản lý kinh doanh, tên gọi Boomerang với hàm ý rằng đầu tư vào phần mềm tương tự như việc sử dụng Boomerang - vũ khí của thổ dân Châu Úc - sau khi ném đi, Boomerang sẽ bay trở lại với người sử dụng nó.