Chứng từ thu - chi - kiểm kê

Danh mục chứng từ:

  • Danh mục chứng từ thu - chi có hình thức trình bày giống nhau.
  • Danh mục chứng từ thu - chi thể hiện danh sách các chứng từ đã phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định theo thời gian và kho hàng xác định trên thanh công cụ thời gian.

Thao tác chức năng:

Chức năng Ý nghĩa
Đọc dữ liệu Đọc danh mục chứng từ nhập theo thời gian và kho hàng đã chọn trên thanh công cụ của giao diện chính
Thêm chứng từ mới

Cập nhật thêm chứng từ mới. Giá trị ban đầu của ngày tháng chứng từ sẽ lấy giá trị “đến ngày” trên thanh công cụ chính. Trước khi nhập nhiều chứng từ cho ngày nào đó nên xác lập trước giá trị thời gian này để tiết kiệm thời gian phải thay đổi ngày tháng khi lập chứng từ

Các thông số dữ liệu hệ thống khác sẽ lấy theo giá trị mặc định
Mở chứng từ Mở chứng từ đã có để xem hoặc hiệu chỉnh
Xóa chứng từ Xóa chứng từ thu – chi. Khi xóa chứng từ giá trị công nợ sẽ được tự động cập nhật lại.
In danh sách chứng từ In danh sách chứng từ theo định dạng tùy chọn của người dùng
Chọn chứng từ vào tmSalex Clipboard

Chọn chứng từ vào tmClipboard để kết xuất chuyển đi.

Chức năng thường dùng để chuyển chứng từ thu tiền mặt từ các cửa hàng bán lẻ về kho quản lý chính

Chứng từ Thu:

Là chứng từ quản lý đầu vào của tiền trong hệ thống

Cần xác định các thông tin đầu phiếu gồm: số chứng từ, ngày thu, đơn vị trả tiền, người trả tiền. Nếu không có đơn vị trả tiền, phần mềm "hiểu" đó là khách vãng lai và gán mã "0".

Mặc định, khi tạo phiếu, loại chi phí tự động gán bằng mã "0" - thu tiền bán hàng. Có thể chọn loại chi phí khác (được định nghĩa trong dữ liệu hệ thống)

Cửa hàng thu tiền lấy giá trị kho mặc định. Thông số này giúp kiểm soát các khoản thu trong hệ thống nhiều cửa hàng

Chứng từ chi:

Là chứng từ quản lý đầu ra của tiền trong hệ thống

Cần xác định các thông tin đầu phiếu gồm: số chứng từ, ngày chi, đơn vị nhận tiền, người nhận tiền. Nếu không có đơn vị trả tiền, phần mềm "hiểu" đó là khách vãng lai và gán mã "0".

Mặc định, khi tạo phiếu, loại chi phí tự động gán bằng mã "0" - chi tiền mua hàng

Cửa hàng chi tiền lấy giá trị kho mặc định. Thông số này giúp kiểm soát các khoản chi trong hệ thống nhiều cửa hàng

Chứng từ kiểm kê

Chứng từ kiểm kê thể hiện danh sách các lần kiểm kê và số lượng kiểm kê kho hàng trong những lần đó. Việc kiểm kê có thể tiến hành tại kho chính hoặc tại các cửa hàng. Việc kiểm kê tự động lấy kho mặc định làm kho cần kiểm kê.

Danh sách kiểm kê thể hiện số lượng tồn theo chứng từ trong kho cần kiểm kê, số lượng kiểm thực tế, số lượng chênh lệch và giá trị chênh lệch.

Kiểm kê hàng có thể sử dụng mã vạch hoặc thủ công

  • Kiểm kể thủ công sử dụng cửa sổ “chọn hàng kiểm kê” để tìm mã hàng bổ sung vào phiếu kiểm kê
  • Sử dụng mã vạch có thể qua chức năng đọc mã vạch của cửa sổ chọn hàng hoặc qua cửa sổ đọc mã vạch trên giao diện chính

Để kiểm kê được nhanh chóng và thuận lợi, có thể làm như sau:

  • Lập phiếu kiểm kê mới
  • Bật cửa sổ chọn hàng để kiểm kê
  • Có thể lấy từng món hàng một, đưa qua máy đọc mã vạch, đọc trực tiếp vào ô nhập mã hàng trong danh mục mã hàng, phần mềm tự dò tìm và cộng số lượng kiểm kê theo từng lần quét mã hàng:
    • Nếu mã chưa có trên phiếu sẽ bổ sung vào phiếu với số lượng bằng 1; nếu đã có - cộng thêm 1 đơn vị hàng hóa
    • Trong trường hợp mã hàng bị hỏng hoặc không đọc được, có thể dò tìm mã hàng thủ công. Khi tìm thấy, nhấn Enter để bổ sung vào danh sách kiểm kê
    • Với một mã hàng còn tồn nhiều, cũng có thể kiểm một mã đại diện rồi nhập số lượng tồn (được đếm bằng tay) vào ô kiểm kê tương ứng cửa mã đó trong phiếu một cách trực tiếp
  • Mỗi mã hàng đưa vào phiếu đều được tự động lưu lại. Việc kiểm kê có thể kéo dài, ngày hôm sau có thể kiểm kê tiếp vào phiếu hôm trước

Khi kiểm kê xong, có thể đối chiếu với số lượng tồn trên chứng từ hiện có trong kho đang kiểm kê, in biên bản (báo cáo) kiểm kê theo mẫu làm sẵn hoặc mẫu tùy chọn

Số liệu kiểm kê cũng có thể sao chép sang MS Excel, sau đó cập nhật vào sơ sở dữ liệu làm số liệu đầu kỳ trong trường hợp cần thiết

Lưu ý: có thể xảy ra trường hợp, khi bấm mã kiểm kê, phần mềm thông báo lỗi "Không tìm thấy mã hàng". Trong trường hợp này cần xác định lý do chính xác tại sao như vậy: do mã hư hỏng hay nhân viên làm nhầm hoặc cũng có thể mã hàng bị tráo ...

Dùng thử phần mềm

Vui lòng nhập địa chỉ email của bạn vào ô dưới đây.

Phần mềm Boomerang Soft là gì?

Boomerang Soft chuyên cung cấp các phần mềm quản lý kinh doanh, tên gọi Boomerang với hàm ý rằng đầu tư vào phần mềm tương tự như việc sử dụng Boomerang - vũ khí của thổ dân Châu Úc - sau khi ném đi, Boomerang sẽ bay trở lại với người sử dụng nó.