Quy ước tác nghiệp - nhập dữ liệu

tmSalex là phần mềm ứng dụng trên môi trường MS Windows, sử dụng các qui tắc điều khiển và hoạt động của nó. Một số đặc điểm cần lưu ý khi làm việc với các cửa sổ, hộp hội thoại và các đối tượng trình bày và nhập dữ liệu bao gồm:

Hệ thống điều khiển:

Hệ thống điều khiển bao gồm các menu và các phím nhấn chức năng. Các menu gồm hình ảnh biểu tượng và tiêu đề. Các phím chức năng chỉ được trình bày bằng các hình ảnh biểu tượng minh họa chức năng với thông tin trợ giúp nhanh về chức năng của nó. Dừng chuột trên phím 2 giây, hướng dẫn nhanh sẽ hiện ra

Phím tắt: phần mềm bán lẻ đòi hỏi thao tác nhanh, tiết kiệm thời gian. Các phím điều khiển trên cửa sổ chính của chúng được hỗ trợ bởi các phím tắt từ F1 đến F12 và các tổ hợp phím Ctrl+[ký tự], Ctrl + [phím chức năng] hoặc Ctrl+Shift+[ký tự]

Thanh trạng thái: các cửa sổ làm việc đang được mở có tiêu đề trong thanh trạng thái của cửa sổ chính, nằm phía trên màn hình. Khi làm việc với tmSalex chỉ nên mở đủ các cửa sổ cần thiết để giảm tải cho bộ nhớ máy tính

Hệ thống menu và phím chức năng trên các cửa sổ làm việc có thể truy cập thông qua: click chuột trái (mặc định) trên phím, các tổ hợp phím nóng hoặc (xem trong tooltip) hoặc menu popup thông qua phím chuột phải trên cửa sổ làm việc hoặc bảng dữ liệu (sheet) có trên cửa sổ đó

Dữ liệu dạng bảng (Sheet):

Phần lớn dữ liệu trong chương trình được thể hiện dạng bảng gồm các cột và các dòng. Tùy thuộc vào chức năng hoặc tình huống xử lý dữ liệu cụ thể, dữ liệu trong các ô (cell) có thể sửa đổi hoặc không. Ô (cell) được đánh dấu (selected) hiện thời trong bảng có màu khác với màu nền hiện tại. Để di chuyển trong bảng lưới có thể sử dụng các phím điều khiển con trỏ, lật trang, cuộn các thanh cuốn hoặc phím chuột lăn

Dữ liệu trong các cột được trình bày mặc định:

  • Dữ liệu kiểu chuỗi ký tự căn lề bên trái
  • Dữ liệu kiểu này tháng hoặc số được căn lề bên phải
  • Dữ liệu kiểu lựa chọn (check) được đánh dấu giữa ô nếu giá trị được chọn hoặc để trống nếu không chọn
  • Dữ liệu trong các dòng có thể phân cấp theo nhóm (hàng hóa - đối tác). Các nhóm có dữ liệu có thể đóng (che ẩn) hoặc mở (hiển thị) thông qua các nút (+ / -) tại cột đầu tiên của bảng

Các bảng dữ liệu có thể có nhiều cột, vượt khuất sang phía bên phải trong vùng không thấy được. Khi đó muốn xem thông tin cần di chuyển thanh trượt ngang hoặc bằng phím sang phải. Trong trường hợp này, một số cột phía bên trái bảng có thể giữ cố định để có đủ thông tin cần thiết cho tham chiếu dữ liệu. Cột cố định này được thể hiện bằng nét vẽ đôi. Đối với các bảng dữ liệu có cột có định, có thể di chuyển điều khiển sang phải để xem các cột khuất bằng tổ hợp phím Ctrl + ; Tổ hợp phím Ctrl +  sẽ trả lại trạng thái ban đầu của bảng

Nhập dữ liệu:

Đối với các bảng cho phép nhập dữ liệu, nhấn F2 trên ô hiện thời (nếu ô này không bị khóa) sẽ chuyển sang chế độ nhập dữ liệu. Đối với các ô dữ liệu kiểu số hoặc chuỗi ký tự,

Nhập chuỗi ký tự hoặc chuỗi số: thao tác nhập dữ liệu phải được kết thúc bằng phím “Enter”. Nếu dùng chuột click vào ô khác hoặc di chuyển bằng phím sang ô khác, dữ liệu không được nhập vào bảng. Hủy bỏ thao tác nhập bằng phím “Cancel”

Chọn dữ liệu trong danh sách “dropdown” (combobox): các cột dữ liệu kiểu này, có thể chọn bằng chuột hoặc di chuyển trong danh sách bằng phím di chuyển trên bàn phím - kết thúc bằng phím Enter. Đối với danh sách hỗ trợ khả năng tìm kiếm nhanh (autocomplete) có thể gõ ký tự để tìm kiếm - kết thúc thao tác nhập bằng phím “Enter”

Các cột dữ liệu kiểu lựa chọn đánh dấu “CheckBox”: thao tác đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn có thể sử dụng phím chuột trái, phím “Enter”

Với các ô dữ liệu kiểu ngày tháng, có thể gõ 6 ký tự số đại điện, phần mềm sẽ tự định dạng theo định dạng trong Windows của người dùng. Ví dụ: nhập hạn sử dụng của hàng trên phiếu nhập, có thể gõ 051208  05/12/2008

Sao chép dữ liệu ô: mặc định, các bảng tính hỗ trợ sao chép (copy) dữ liệu ô tích cực bằng tổ hợp phím Ctrl+C. Sau đó có thể dán sang ô khác (paste) bằng Ctrl+V. Tuy nhiên, chỉ có thể dán tại các ô nhập dữ liệu tự do (số lượng, đơn giá, … tên và đơn vị tính trong danh mục hàng hóa, …)

nhap du lieuThao tác với các hộp nhập liệu Dropdown: các hộp nhập dữ liệu loại này bao gồm:

Nhập ngày tháng: dữ liệu kiểu ngày tháng trong phần mềm sử dụng theo định dạng mặcnhap du lieu định trong Control Panel của Windows (ngày / tháng / năm hay tháng / ngày / năm). Khi sử dụng phần mềm có thể sẽ đề nghị chuyển ngày tháng về kiểu ngày / tháng / năm nếu định dạng hiện thời trong Windows là kiểu khác. Nhập dữ liệu ngày tháng có thể bằng 2 cách:

  • Chọn ngày tháng bằng cách nhấn vào phím nhấn để bật lịch chọn ngày (để đảm bảo tính tương thích về định dạng ngày tháng của hệ điều hành).
  • Có thể gõ 6 ký tự số đại điện + Enter, phần mềm sẽ tự định dạng theo định dạng trong Windows của người dùng. Ví dụ: nhập hạn sử dụng của hàng trên phiếu nhập, có thể gõ 051208  05/12/2008

Khi lập các chứng từ mới, ngày tháng mặc định sẽ lấy theo ngày tháng trên thanh công cụ của cửa sổ chính (ô đến ngày)

Chọn dữ liệu hệ thống: các loại danh mục hệ thống (kho hàng, bảng giá, đối tác, ...) trên các chứng từ, báo cáo được chọn lựa dựa trên các hộp nhập liệu kiểu ComboBox hoặc hộp nhập dữ liệu thông thường có phím nhấn. Với các ComboBox có thể sử dụng phím F4 để bật danh sách tìm kiếm; với các hộp nhập liệu thông thường, có thể gõ mã trực tiếp hoặc nhấn phím bật danh sách tìm kiếm. Trong trường hợp gõ sai mã, danh sách tìm kiếm sẽ tự động bật ra.

Tùy biến các bảng dữ liệu:

Đây là một tùy chọn hữu ích cho người sử dụng trong quá trình tác nghiệp với chứng từ, hàng hóa trong hệ thống. Tùy chọn này được thể hiện dưới dạng một menu popup và áp dụng cho các bảng dữ liệu trên cửa sổ làm việc. Để truy cập menu cần nhấn phím chuột phải (mặc định) trên tiêu đề mỗi cột dữ liệu trong bảng hoặc trên hệ thống menu chức năng phía dưới cửa sổ chính của phần mềm.

Sao chép dữ liệu vào Windows Clipboard: chức năng dùng để trung chuyển dữ liệu giữa tmSalex với các phần mềm ứng dụng khác trên Windows. Toàn bộ dữ liệu được copy vào bộ nhớ đệm của Windows, định dạng với bảng mã unicode, các cột được ngăn cách bởi một ký tự Tab. Khi dán chúng sang phần mềm ứng dụng khác, cần định dạng font chữ trong phần mềm đó với các font unicode. tmSalex chỉ chuyển dữ liệu các cột và hàng đang được hiển thị. Dữ liệu các cột và hàng bị che ẩn bởi không được xuất ra.

Sao chép và dán dữ liệu trên bảng:

  • Tổ hợp phím Ctrl+C, Ctrl+V cho phép sao chép dữ liệu một ô trên bảng (trong chế độ chọn đơn) hoặc nhiều ô dữ liệu đồng thời (trong chế độ chọn mở rộng). Chế độ chọn dữ liệu được xác định trước bởi phần mềm tùy thuộc tính chất của bảng dữ liệu
  • Khi sao chép bằng Ctrl+C, dữ liệu được sao chép gồm dữ liệu nhìn thấy được trên màn hình và các dữ liệu thuộc tính không thấy được của ô dữ liệu đó. Nếu muốn sao chép riêng dữ liệu nhìn thấy được – sử dụng Ctrl+Shift+C
  • Khi dán dữ liệu vào ô, nếu cột dữ liệu đó là dữ liệu mã được xác định thuộc tính không trùng lặp, dữ liệu dán sẽ được kiểm tra xem có trùng trong cột hay không

Sắp thứ tự tăng dần, giảm dần: dữ liệu trong bảng có thể sắp xếp theo thứ tự của một cột nào đó. Nếu bảng dữ liệu đó có dòng cuối cùng tính tổng của các cột, việc sắp xếp không ảnh hưởng đến dòng này. Dữ liệu có thể sắp xếp theo kiểu giá trị số, chuỗi ký tự hoặc ngày tháng tùy thuộc vào từng cột dữ liệu cụ thể. Mặc định, các cột dữ liệu kiểu chuỗi được căn chỉnh về lề bên trái; kiểu số và ngày tháng - về lề bên phải.

Di chuyển ô theo chiều đứng: nhiều bảng dữ liệu trong phần mềm được thiết kế mặc định di chuyển vị trí ô dữ liệu tích cực theo phương ngang sau khi người dùng nhập dữ liệu và nhấn phím Enter. Chức năng này giúp di chuyển ô tích cực theo chiều đứng. Ví dụ: khi lập phiếu nhập kho, có thể nhập trước danh mục hàng trên phiếu sau đó nhập giá cho các mặt hàng liên tục. Khi đó, nên bật chức năng này để sau khi nhập giá cho một mặt hàng, ô tích cực chuyển đến vị trí nhập giá cho mặt hàng ở dòng tiếp theo.

Dãn cột: tự động dãn độ rộng các cột để hiển thị hết các dữ liệu có trong cột

Lọc dữ liệu theo tmSalex Clipboard: trên một bảng dữ liệu đã có số liệu về hàng hóa, chức năng này sẽ đối chiếu mã các dòng hàng có ở đây với các mã hàng hiện có trong tmClipboard. Các dòng hàng có trên bảng nhưng không có trong tmClipboard sẽ bị che ẩn đi.

Chức năng này thường được sử dụng để lọc bớt các mã hàng trên bảng dữ liệu theo một danh sách các mã hàng chọn trước theo sự quan tâm của người sử dụng

xu ly du lieuXử lý dữ liệu:

Chức năng hỗ trợ tìn kiếm thông tin, thay thế dữ liệu, lọc dữ liệu và cập nhật dữ lliệu trên xu ly du lieucác bảng dữ liệu trong phần mềm

Đối với các báo cáo kinh doanh, có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh bằng cách gõ lên bàn phím lần lượt các ký tự chữ cái của nội dung cần tìm. Phần mềm sẽ tìm các thông tin trên bảng dữ liệu trong cột đã chọn từ trái sang phải, nếu có thông tin tương ứng, dòng đó sẽ xuất hiện trong vùng nhìn thấy được của màn hình, các ký tự được đánh dấu đổi màu. Để tìm thông tin mới cần xóa chế độ đánh dấu bằng cách di chuyển phím điều khiển con trỏ lên hoặc xuống sang dòng khác. Kiểu tìm kiếm nhanh không hỗ trợ được thông tin tiếng Việt có dấu

Lọc dữ liệu hỗ trợ lọc dữ liệu hiển thị trên bảng theo một hoặc nhiều cột dữ liệu bằng các phép toán so sánh (>, >=, =, <, <=, <>) hoặc tìm kiếm (“có chứa chuỗi ký tự”, “không chứa chuỗi ký tự”) tùy thuộc vào kiểu dữ liệu của cột (Số hoặc Ngày tháng thời gian hoặc kiểu ký tự). Khi chọn nhiều điều kiện lọc cho nhiều cột, các điều kiện được kết hợp theo phép toán logic “Đồng thời và” (AND). Các dòng dữ liệu không thỏa mãn điều kiện lọc sẽ bị che ẩn

dinh dang du lieuThuộc tính bảng dữ liệu:

Là tiện ích hỗ trợ định dạng cách trình bày các bảng dữ liệu về màu sắc, font chữ, căn lề,dinh dang du lieu cố định cột dữ liệu

Độ rộng cột dữ liệu thay đổi bằng cách giữ phím chuột trái tại ví trí phân chia các cột trên thanh tiêu đề cột, kéo và thả chuột. Nhắp đúp chuột trái ở đây sẽ tự động dãn kích thước cột cho phù hợp với dữ liệu có trong cột

Đồng thời ở đây có thể tùy biến định dạng báo cáo nhanh cho bảng dữ liệu về kích thước giấy in, chiều in, thông tin ngày tháng, người ký … (xem phần báo cáo)

Lưu ý: các thay đổi định dạng bảng dữ liệu có hiệu lực tức thì; khi trả lại trạng thái ban đầu (phím “mặc định”) – cần đóng cửa sổ có bảng tính đó và mở lại để phục hồi định dạng ban đầu

In báo cáo nhanh:

Chức năng hỗ trợ in báo cáo dựa trên bảng dữ liệu cụ thể theo các định dạng được xác lập qua thuộc tính bảng dữ liệu

Trang báo cáo được hiển thị trước trên màn hình để xem và điều chỉnh nếu cần thiết, sau đó có thể in ra giấy

Độ rộng các cột in được tính theo độ rộng cột dữ liệu trên màn hình

Dùng thử phần mềm

Vui lòng nhập địa chỉ email của bạn vào ô dưới đây.

Phần mềm Boomerang Soft là gì?

Boomerang Soft chuyên cung cấp các phần mềm quản lý kinh doanh, tên gọi Boomerang với hàm ý rằng đầu tư vào phần mềm tương tự như việc sử dụng Boomerang - vũ khí của thổ dân Châu Úc - sau khi ném đi, Boomerang sẽ bay trở lại với người sử dụng nó.